Savoir traiter et prioriser les urgences

Dans le monde de l’entreprise, il n’est pas rare que vous vous écrouliez sous un nombre conséquent de dossiers que vous aurez à traiter. Ce surtout si vous êtes un entrepreneur dont la délégation n’est pas le mot d’ordre. Sachez qu’en tant que décideur, vous devez savoir prioriser les urgences.

Vous serez amené à cultiver ce sens de priorisation pour vous en sortir efficacement dans vos tâches quotidiennes. Pour vous aider dans votre démarche de traitement et de priorisation des urgences, prenez en compte les quelques conseils développés dans cet article.

Savoir distinguer les actions prioritaires des secondaires

Tous les dossiers que l’on vous présentera ne sont pas tous faits pour être traités dans l’immédiat.

Certaines choses ne devraient même pas prendre votre temps à l’instant T où elles se présentent à vous tandis que d’autres requièrent votre attention immédiate. De ce fait, vous devez savoir faire le tri entre les dossiers à traiter. De cette manière, vous pouvez les classer par ordre d’importance et vous pourrez cerner et limiter vos tâches quotidiennes. Ainsi vous ne laisserez pas place à la pression ni au laisser-aller. Ils ne vous mèneront nulle part. Pour ce faire, vous devez éliminer les dossiers secondaires pour prioriser les dossiers primaires.

Les dossiers secondaires

Ils regroupent les tâches qui n’apportent aucune valeur ajoutée à la société. De par leur traitement, non seulement vous perdrez du temps et de l’énergie, mais surtout vous n’apportez rien de nouveau à l’entreprise. Si vous faites partie de ceux qui ne veulent pas délaisser quelconque dossier aussi futile soit-il, on vous conseille fortement de déléguer le traitement des dossiers secondaires à d’autres personnes. Prenez conscience que ces dossiers sont constitués majoritairement des tâches administratives.

Les dossiers prioritaires ou primaires

Ce sont ceux qui ne peuvent pas souffrir de délaissement, car ils ont des enjeux importants pour la bonne marche de l’entreprise. Vous serez amené à bien classer et à bien prioriser ces dossiers dans vos agendas afin de n’en oublier aucun, suivant l’ordre d’importance de ces derniers.

Savoir reconnaitre la matrice importante/urgente d’Eisenhover

Une fois le tri des dossiers effectué, vous allez identifier ceux qui sont urgents et ceux qui peuvent attendre d’être traité.

Vous allez donc vous imprégner de la matrice de priorité d’Eisenhower qui se présente en 4 catégories de dossiers comme suit :

• Les non urgents et non importants.
• Les urgents et non importants.
• Les non urgents et importants.
• Les urgents et importants.

Les dossiers non importants et non urgents

Vous l’aurez compris, ce sont ceux qui sont à éliminer. Il s’agit des tâches quotidiennes qui peuvent déjà rentrer dans la routine de votre entreprise. Vous pouvez donc les déléguer à une personne puisqu’elles vous demandent du temps pour le traitement.

Les dossiers urgents et non importants

Le statut d’urgence ne peut que vous stresser encore plus. Pourtant ces dossiers ne demandent pas forcément toutes vos attentions. Vous concentrer sur des choses plus importantes. Ne vous laisser par trop dispersés par des détails qu’un autre peut faire à votre place.

Les dossiers non urgents et importants.

Ce sont ceux que vous allez traiter, mais pas dans l’immédiat. De par le caractère « non urgent », ils peuvent attendre pour le traitement. Attention de ne pas les oublier, car ils peuvent avoir des effets néfastes sur le bon fonctionnement de la société.

Les dossiers urgents et importants

Dernière catégorie mais pas des moindre, vous allez en premier lieu prioriser le traitement de ces dossiers. En effet, ils ne peuvent en aucun cas souffrir de délaissement ne serait-ce qu’un jour ou deux. Tout de suite après la prise en compte de ces dossiers, vous êtes amené à vous mobiliser pour gérer efficacement votre temps.

Savoir traiter les urgents et importants efficacement

Vous n’avez surtout pas intérêt à tomber dans le stress ou le manque de temps.

Pour éviter cela, rendez visible le planning des tâches à faire quotidiennement. Disposez le dans des endroits visibles par tous et surtout par vous.
Structurez l’ensemble de manière réaliste et tout à fait atteignable pour ne pas sombrer et vous écrouler dans votre travail.
Fixez des délais pour le traitement de chaque dossier et surtout pas ne pas tomber dans le piège des impatients.
Enfin, soyez serein et calme dans le traitement aussi important et urgent soit le dossier que vous traitez.

Soyez-sûr qu’en tant que dirigeant ou entrepreneur, vous aurez quotidiennement à traiter des tas de dossiers.
Donc, sachez reconnaitre ceux qui sont importants pour l’entreprise avant de céder à son caractère « urgent ». Sachez, prioriser les urgents/importants et délaisser, voire, éliminer les autres qui n’ont rien à apporter à l’entreprise.

Prenez connaissance des conseils ci-dessus et œuvrez sereinement et pleinement dans le traitement efficace de vos dossiers d’entreprise.