Organisez-vous avec Todoist

Gérer son temps, les tâches à accomplir et les priorités est souvent un exercice douloureux quand on n’a pas l’habitude. On se retrouve vite débordé par le flot de demandes qui entrent sans savoir comment les prioriser. Trop vite on va avoir tendance à adopter une méthode de traitement en fonction de celui qui crie le plus fort.
C’est alors que, ce qui devait être une belle expérience entrepreneuriale, devient une expérience de « pompier urgentiste ». On passe son temps à éteindre des feux et cela engendre beaucoup de frustration et de stress.

Dans cet article nous allons voir une méthode que j’utilise depuis plusieurs années pour gérer le flux des tâches à effectuer tous les jours. Elle nécessite un peu de rigueur mais vous rendra certainement le sentiment de liberté que vous cherchiez en vous lançant dans l’aventure de l’entreprise. Cette méthode peut faire penser à la méthode GTD (getting things done). Elle n’en était pas initialement inspirée, mais je m’en suis servie pour structurer cet article.

L’outil Todoist

Pourquoi utiliser un outil ?

L’utilisation d’un outil de prise de notes est essentiel. En effet, la fonction première de notre cerveau n’est pas de retenir des information mais de créer, d’inventer et de résoudre des problèmes. Et si notre esprit est constamment occupé par ce qu’il doit retenir, cela génère du stress et diminue fortement la concentration.

Lister tout ce qui doit être fait permet de se libérer l’esprit. Même si, les premiers jours, notre cerveau aura tendance à vouloir tout de même nous rappeler ce qu’il y a à faire, il finira par s’habituer au confort de ne plus avoir à penser aux tâches à accomplir.

Si certains préfèreront un outil papier comme un carnet de notes ou un bullet journal, les avantages d’un outil digital sont multiples. Tout d’abord il permet d’avoir accès à sa liste de tâches partout et en permanence. Dès que quelque chose vient à l’esprit, on peut immédiatement le libérer en le rentrant dans la liste. Ensuite, il est possible de les trier, leur donner des priorités et des échéances (avec des rappels). Enfin, avec un outil dans le cloud, on peut partager sa liste avec des collègues ou des clients pour être plus efficace.

Pourquoi Todoist ?

J’ai utilisé Wunderlist pendant 5 ans. Cet outil était leader sur le marché et disposait de presque toutes les fonctionnalités nécessaires. Si Todoist semblait proposer beaucoup plus de fonctionnalités, je n’ai jamais aimé le fait qu’il manquait les cases à cocher sur la version mobile (surprenant comment parfois ce sont les détails qui peuvent faire les prises de décisions). Cependant, Wunderlist a été racheté par Microsoft et totalement abandonné il y a un an au profit de l’application Microsoft Todo qui est beaucoup moins complète que son prédécesseur. Contrairement à Wunderlist, on sera vite limité si on ne bascule pas sur une version Premium (pour quelques euros par mois). C’est sans doute le prix à payer pour avoir une pérennité dans le service.

J’ai donc opté pour une utilisation de Todoist plutôt qu’un abonnement Premium chez ses concurrents.

La méthode

1- Collecter

La première étape consister à collecter toutes les tâches à accomplir sans forcément les ordonner, les classer ou les prioriser. La toute première fois, cette tâche sera sans doute longue et fastidieuse. Cependant, il faudra prendre l’habitude de noter une tâche dès qu’elle arrive. Après un coup de téléphone, en recevant un email… Le faire de cette façon, permet de s’en libérer mentalement.

La boite de réception (par défaut dans Todoist) est parfaite pour cela.

2- Trier et planifier

Une à 2 fois par jour (par exemple à midi et à 18h), il faut faire le tour de sa boite de réception pour pouvoir trier et planifier les tâches. Il sera alors possible de les classer dans des listes en fonction de leur nature (tâche administrative, commerciale ou en rapport avec un projet, etc…). Dès lors qu’une tâche est sortie de la boite de réception et placée dans une autre liste, je lui applique systématiquement l’une des actions suivantes :

• La planifier en lui attribuant une date d’execution
• Lui attribuer l’étiquette « Planifier » si elle n’est pas très urgente
• Lui attribuer l’étiquette « Attente » s’il me manque des éléments pour pouvoir l’accomplir
• Lui attribuer l’étiquette « 5 min » s’il s’agit d’une tâche rapide qui peut se traiter en moins de 5 minutes

Dans le même temps, j’en profite pour traiter quelques tâches de 5 minutes.

En plus, je peux utiliser les drapeaux de priorité 1 à 4 pour m’y retrouver en fonction de l’urgence et de l’importance de la tâche en suivant la logique suivante :

• Priorité 1 : pas urgent, pas important (à mettre dans l’étiquette planifier)
• Priorité 2 : pas urgent mais important (à planifier)
• Priorité 3 : urgent mais pas important (à déléguer)
• Priorité 4 : urgent et important (à traiter)

3- Réviser

Une fois par semaine, il faut faire un tour complet de son outil de tâches pour éventuellement re-planifier et s’assurer de n’avoir rien. Pour ma part, je préfère le faire le vendredi soir. Cela me permet de partir en week-end l’esprit tranquille en sachant que tout est déjà prévu pour le lundi suivant.

La règle des 10

Afin d’assurer un flux de traitement fluide et efficace, il faut respecter la règle des 10.

• Pas plus de 10 tâches dans la boite de reception. Si c’est le cas, il faudra les trier et les planifier.
• Pas plus de 10 tâches principales par jour. Au delà, il faudra reporter ou modifier le planning.
• Pas plus de 10 tâches à planifier. Dès qu’on en a 10, il faut en planifier quelques-unes.
• Pas plus de 10 tâches en attente. Il faut régulièrement faire le tour et demander les éléments manquants.
• Pas plus de 10 tâches de 5 minutes. En traiter un peu chaque jour permet de garder cette liste relativement vide.

Cette règle permet d’assurer une fluidité dans le traitement des tâches tout en gardant un tampon de 40 tâches en plus de celles déjà planifiées pour la journée. De plus, en cas de débordement en période de rush, quelques heures supplémentaires le soir ou le week-end permettront de facilement trouver où désengorger.