Gagner du temps par l’automatisation

Dans la vie d’une entreprise, il existe de nombreuses tâches répétitives, simples à réaliser, mais chronophages. Elles sont toujours à très faible valeur ajoutée et pourtant obligatoires.
Le premier réflexe est de se dire « Et si je prenais un stagiaire ? ». Mais le stagiaire pose de nombreuses contraintes d’ordre logistique et parfois financier. Toutefois, s’il est envisageable de confier des tâches à un stagiaire, c’est qu’elles sont facilement reproductibles et procédurales.
Or qui mieux qu’un ordinateur sait exécuter à la perfection des tâches reproductibles et procédurales ? Vous permettant ainsi de gagner du temps par l’automatisation de ces dernières.

Ainsi donc, pourquoi ne pas plutôt vous poser la question « Et si je prenais un robot ? ».

Pourquoi automatiser ?

Se débarrasser des tâches répétitives

Quand on crée son entreprise, ce n’est pas pour se perdre dans des tâches obligatoires sans rapport avec notre métier. On désire « changer le monde » en apportant de la valeur aux autres. C’est la première raison d’automatiser une partie de son travail. Enlever le lot d’actions répétitives et ennuyeuses permet de se concentrer sur ce qu’on aime vraiment et de s’assurer que les tâches seront faites dans les temps, sans aucune procrastination.

Gagner du temps

La deuxième raison d’automatiser ces tâches : gagner du temps, et ce à 2 niveaux. Tout d’abord, pour une répétition d’actions qui vous prendra une heure à faire à la main, une machine mettra certainement moins d’une seconde à la réaliser. Les tâches seront donc accomplies beaucoup plus rapidement. En plus, cette heure que vous auriez perdue, vous pourrez désormais la consacrer à un travail beaucoup plus rentable pour vous.

Limiter les erreurs.

S’il faut bien prendre le soin de vérifier la procédure au début, par la suite la machine ne se trompe pas dans l’exécution d’une procédure. Là où un travail ennuyeux et répétitif augmente le risque de commettre des erreurs chez l’homme, pour la machine cela ne change rien. Et s’il faudra vérifier les premières fois le travail effectué, pour s’assurer que la procédure est correctement rédigée, le robot ne se trompera ensuite plus et il n’y aura pas nécessité de vérifier.

De plus, la double vérification en cas de défaillance du système peut, elle aussi, être automatisée. Pour les plus sceptiques, n’oubliez pas qu’un avion est parfaitement capable de décoller, de voyager et d’atterrir sans aucun pilote à son bord.

Quelles tâches peuvent être automatisées ?

Les tâches administratives

Les première tâches qui peuvent être automatisées sont les tâches administratives. Établir les factures, suivre les encaissements, relancer les impayés…etc sont autant de tâches qu’on n’aime pas forcément gérer à moins que ce ne soit notre coeur de métier.

Ce sont là des actions qui sont parfaitement automatisables. Pour ma part, depuis que j’ai automatisé le suivi des impayés (de la relance par email jusqu’à la procédure de recouvrement), j’ai énormément diminué les délais de règlements clients.

La prospection

La prospection peut être partiellement voire totalement automatisée. Aujourd’hui, des systèmes sont tout à fait capables de créer des listes d’emails ciblées, de contacter les personnes en votre nom et de les emmener jusqu’à la prise de rendez-vous.

La RGPD me demanderez-vous ? Si vous écrivez manuellement les emails à chacun des prospects, cela ne sort pas du cadre légal, n’est-ce pas ? De même si un stagiaire le fait à votre place ? Il suffit donc de demander au robot de respecter cette procédure et de ne pas passer par un logiciel d’e-mailing de masse.

Pour ma part, j’ai utilisé cette méthode pour prospecter sur LinkedIn. Je ne reprenais la main qu’au moment de l’appel téléphonique. Ceux-ci avaient été soigneusement placés dans mon Google Agenda avec toutes les informations dont j’avais besoin.

La relation commerciale

Il est important de régulièrement prendre des nouvelles de ses clients pour savoir comment ils vont et ce qu’ils deviennent. Ce n’est pas toujours évident de prendre le temps d’envoyer un email presque identique à 200 contacts pour prendre des nouvelles, dans l’espoir que cela déclenche une nouvelle commande.

Voilà encore une tâche qui parfaitement automatisable. On peut demander à un robot, par exemple, d’écrire aux contacts dont on n’a plus de nouvelles depuis plus de 60 jours en piochant dans une liste d’emails type. Bien sûr vous devrez traiter les réponses manuellement. Mais la partie longue, répétitive et ennuyeuse aura été traitée sans même que vous n’ayez eu à faire l’effort de décider de vous y mettre.

Comment automatiser ?

S’il est possible de tout faire avec des compétences en programmation, une grande partie peut être réalisée avec des outils accessibles à tous.

IFTTT

IFTTT (comprendre « IF This Then That« ) est sans doute le plus connu et le plus utilisé. En plus il est totalement gratuit pour les utilisateurs puisque ce sont les systèmes qui se connectent qui doivent payer. Le principe est simple, si un déclencheur se produit, alors on exécute une action. Voici quelques exemple d’utilisation :

• Si une photo est postée sur instagram alors la poster également sur facebook.
• Lorsqu’un article est publié sur le blog alors l’envoyer à une liste d’emails définie.
• Si je reçois un email d’une certaine personne alors l’ajouter à ma liste de tâches à traiter.

Sa plus grande faiblesse se trouve dans le fait que ce sont tous des associations d’une seule paire déclencheur/action. Ainsi, si pour un même déclencheur, on veut exécuter 2 actions, il faudra créer 2 procédures séparées. Il n’est pas non plus possible d’enchaîner plusieurs actions toutes dépendantes les unes des autres.

Zapier

Zapier, quant à lui a un modèle économique freemium. C’est-à-dire qu’il est utilisable gratuitement jusqu’à une certaine limite. S’il possède un peut moins d’applications compatibles que IFTTT, il permet en revanche d’enchaîner plusieurs actions dans une même procédure.

Integromat

Integromat, dernièrement arrivé sur le marché, est de loin la solution la plus complète. Le nombre d’applications est un peu moins important que les deux précédentes, cependant elle possède un système de « Webhooks » (connecteurs sur mesure) qui permet de connecter n’importe quelle application, du moment qu’on a des notions de programmation. Elle propose un système de logique conditionnelle poussée.

Son principal point noir, c’est qu’elle rebutera sans doute les personnes moins à l’aise avec l’outil informatique et la logique de programmation. Bien que son interface soit intuitive, elle offre beaucoup de possibilités, ce qui la rend complexe.

Quelles sont les tâches que vous pensez pouvoir automatiser de votre côté ? Partagez-nous vos idées en commentaire.