Trello : l’application pour gérer votre workflow efficacement

Trouver un bon outil pour pouvoir collaborer à plusieurs sur des projets est souvent un casse-tête. Ils sont soit trop spécialisés, soit trop généralistes. Dans tous les cas, il manque toujours LA fonctionnalité dont nous avons besoin. Ce qu’il faudrait finalement, c’est un outil « bac à sable » qui puisse être totalement modulable et dont les fonctionnalités seraient définies par ses utilisateurs. L’outil Trello répond peut-être à ce cahier des charges.

Kanban board

Pour comprendre Trello, il faut comprendre la méthode inventée par Kanban pour la société Toyota.

Le principe est basé sur une méthode de gestion de travail qui sort du cadre de l’informatique et du tout connecté. En effet, il s’agit d’un tableau physique sur lequel on colle des post-it. Chaque post-it est une tâche à effectuer. Le but est alors de le faire évoluer de colonne en colonne vers la droite du tableau.

Dans la méthode initiale, il y avait 3 colonnes « Todo« , « Doing » et « Done« , soit « à faire », « en cours » et « fait ». Cette méthode permet de se rendre compte visuellement de l’état du workflow. L’objectif étant d’avoir toujours un équilibre entre les 3 colonnes. Cette pratique a évolué pour voir de nouvelles colonnes s’ajouter comme « Identifié » ou « A vérifier ».

Le gros avantage, c’est que ce principe peut s’appliquer à tous les domaines de l’entreprise. On peut imaginer un tableau commercial reprenant toutes les étapes du pipe commercial, allant du suspect à la signature.
Cependant, lorsqu’on gère 10 projets, le commercial, l’administratif et le marketing, il faut avoir des grands murs si on souhaite utiliser cette approche non dématérialisée.

Trello

Trello est un outil gratuit disponible sur navigateur, smartphone et tablette permettant d’utiliser la méthode Kanban. Il est possible de créer un tableau par projet, de définir des colonnes et d’y ajouter des cartes qui remplacent les post-it. L’interface intuitive permet ensuite de faire glisser les cartes d’une colonne à l’autre assez simplement.

Fonctions des cartes

L’avantage de Trello, c’est que contrairement à un post-it, on peut mettre beaucoup d’informations dans une carte.

Si la vue d’ensemble donne un aperçu du workflow, le contenu d’une carte peut contenir plus de détails utiles. L’outil permet d’assigner à chaque carte un titre, une description, des pièces jointes, des checklists, des étiquettes, des échéances et des membres.

Avec certains plugins, il sera même possible de faire évoluer l’application en la connectant à des services externes comme dropbox ou votre agenda google par exemple.

Collaboration

Le gros point fort de Trello, c’est la possibilité de collaborer.

Sur un même tableau, on peut inviter d’autres utilisateurs.
Ensuite, chaque carte pourra être assignée ou ré-assignée en fonction de l’avancement. Un système de commentaires et de notifications assez avancé permet de ne pas nécessairement avoir toujours le nez dans le logiciel. En effet, lorsqu’un autre utilisateur cite votre nom en commentaire d’une carte, vous pouvez (si vous activez l’option), recevoir une notification par email avec son commentaire. Une simple réponse à l’email sans passer par l’application suffira à publier votre réponse sur le Trello board.

 

Le gros point fort de Trello, c’est qu’il vous permet d’imaginer vous même votre méthode de travail et d’avoir une vision d’ensemble sur cette méthode. Alors si vous n’êtes pas de nature organisée, c’est peut être l’occasion de tester.