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Apprendre à gérer son temps quand on est patron

Gérer son temps lorsque l’on est le leader d’une entreprise n’est pas évident. Surtout lorsque toutes les décisions reposent sur vos épaules. En effet, le manque de temps est devenu de nos jours le plus grand facteur de stress pour les chefs d’entreprise.

Toutefois, il est tout à fait possible d’arrêter de se laisser submerger et de courir tout le temps à longueur de journée. Il est nécessaire de préciser qu’il n’y a pas de règles valables pour tous les dirigeants. Si vous voulez vraiment optimiser votre temps, vous devez savoir vous préserver. Autrement dit, la préparation et la délégation sont très essentielles.

Dans ce cas, il est temps de vous initier dans la planification et l’organisation afin de gérer votre temps.

Il est important de distinguer l’obligation de la nécessité

Un chef doit toujours être capable de distinguer l’ordre de priorité dans le domaine de chaque tâche. Il doit aussi être capable de hiérarchiser ces dernières en fonction de leur importance. C’est de cette façon qu’il pourra organiser ses journées de travail.

Pour pouvoir déterminer le niveau d’importance d’une tâche, il vous suffira de vous poser les bonnes questions. Vous devez alors déterminer le degré d’urgence de la tâche, et les conséquences (financières, humaines, techniques) si vous ne vous en occupez pas… Souvenez-vous que tout ne peut pas être placé dans l’ordre de priorité.

Gérer son temps en déléguant

D’un autre côté, il est très important d’informer vos assistantes ou vos équipes concernant les actions qui sont en cours et qui sont encore à venir. Mais la plupart du temps, les chefs ne délèguent pas assez.

Il est alors nécessaire d’identifier les raisons pour lesquelles la délégation rencontre un freinage. Cela peut sembler très difficile pour vous, mais vous aurez plus de résultats si vous confiez quelques tâches supplémentaires à votre assistante de service.

En faisant cela, vous gagnerez non seulement plus de temps, mais vous pourrez aussi enrichir vos tâches.  Enfin, il est vivement recommander de faire un point quotidien avec votre assistante pour établir un suivi afin de défini les actions à venir par rapport aux objectifs que vous avez fixés.

Savoir anticiper

Il est vraiment indispensable de prévoir les actions que vous devez faire dans les prochains jours à venir. Il est également nécessaire de faire le point sur les tâches importantes, mais qui ne sont forcément pas encore urgentes.

Lister les tâches et estimer leur temps

Chaque organisation du temps requiert un savoir-faire de gérance des priorités dans un temps défini au préalable. Une fois que vous avez repris votre liste de priorités, vous pouvez définir pour chacune d’entre elles la durée évaluée pour la réaliser. Définissez également la date à laquelle elle doit être achevée.

Toutes ces actions permettront de bâtir un planning prévu par jour, semaine et mois.

Prévoir du temps pour vous

Lors d’un article précédent, nous avions vu qu’une bonne hygiène de vie était bénéfique pour votre entreprise comme pour vous. Ici encore, que ce soit dans le domaine professionnel ou privé, tout le monde a besoin de prendre du temps pour soi… Si vous n’accordez aucune importance à celui-ci, votre organisme pourrait devenir moins performant.

Pourquoi ne pas prendre le temps de manger sereinement et calmement durant votre pause déjeuner par exemple ? En faisant cela, vous verrez que vous ferez un investissement très rentable sur le long terme. Vous éviterez à la fois, le stress, la fatigue et au contraire, vous accumulerez plus de performances et de sourires. Cela sera plus agréable et donnera une bonne ambiance au sein de votre équipe.

Faire une seule chose à la fois

Tout le monde n’est pas sans savoir qu’un humain ne peut pas effectuer plusieurs tâches simultanément. Alors, arrêtez de faire beaucoup de choses à la fois dans le seul but de tout faire rapidement.

Toutefois, si vous arrivez à bien distribuer les tâches, vous devriez y arriver. Pour se faire, essayer de les partager avec vos collègues. Vous pourrez non seulement renforcer l’esprit d’équipe au sein de votre groupe, mais également gagner un point en plus dans le domaine de la productivité de l’entreprise.

Alterner les taches dans votre agenda

Après avoir hiérarchisé les tâches à faire en fonction de leurs urgences, vous pourrez les affiner tout en les répartissant en fonction de leurs intérêts. Sur ce point, vous pourrez les terminer selon vos goûts. Mais il est plus facile de faire les plus fatigantes avant les plus intéressantes. Pour vous remonter le moral, vous pouvez vous accorder quelques récompenses une fois les travaux pénibles achevés.

Souvenez-vous que vous n’êtes pas seul dans l’entreprise, vous pouvez parfaitement procéder à quelques échanges d’idées avec vos collègues. Effectivement, il y a toujours certaines personnes qui aiment faire des tâches que certaines détestent. Vous pourrez trouver un compromis et faire plaisir à tout le monde pour que le travail soit bien fait.

Quoi que vous fassiez, il faut toujours que vous soyez positif et déterminé.

La relaxation et la détente

Être chef d’entreprise représente toujours un gros stress pour la personne. La première chose à faire c’est de savoir gérer celui-ci pour pouvoir réussir dans ce que vous faites. Pour cela, vous devez apprendre à vous relaxer. Vous pouvez par exemple choisir de petits exercices de relaxation afin de retrouver la sérénité.  Cette méthode de détente ne vous prendra que 20 à 30 minutes de votre temps, durant votre pause. Cela vous aidera alors à vous couper un peu de votre environnement pendant un laps de temps et à retrouver une certaine sérénité pour vous débarrasser totalement du stress.

Le stress parvient aussi la plupart du temps au sein de l’entreprise. Il est donc nécessaire que vous l’acceptiez. Dites-vous qu’un conflit avec l’un de vos collègues ou un rendez-vous annulé au dernier moment est tout à fait normal et peut arriver. Il n’est donc pas nécessaire que vous vous ajoutiez un stress supplémentaire.

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